Il primo gennaio 2019 entra in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica per la maggior parte delle imprese. Sino ad oggi, l’obbligo era circoscritto a situazioni molto limitate, mentre dal primo gennaio l’emissione della fattura elettronica sarà la regola generale per tutte le imprese, salvo quelle che rientreranno nel regime dei contribuenti forfettari e pochi altri casi. Pertanto, anche gli agenti di commercio dovranno confrontarsi con questa nuova realtà.
La novità è molto rilevante e comporterà un radicale cambiamento nel modo in cui gli agenti opereranno nei confronti delle case mandanti e dei propri fornitori.
La fattura cartacea come la conosciamo oggi non avrà più alcun valore fiscale. La fattura nascerà quindi in formato elettronico (per la precisione nella forma di un file XML) e come tale sarà trasmessa ai clienti i quali a loro volta la registreranno nella propria contabilità e avranno l’obbligo di conservare il file in formato digitale, secondo delle modalità specifiche previste dall’Amministrazione Pubblica.
La fattura elettronica sarà obbligatoria anche quando il cliente è un privato o un soggetto in regime forfettario; in questo caso tuttavia, oltre al file informatico, sarà necessario rendere disponibile al cliente una copia cartacea o pdf.
Ne consegue che, quando si parla di fatturazione elettronica, ci si riferisce a un processo articolato in più fasi e non solo alla semplice emissione del documento in formato elettronico.
In particolare, i soggetti coinvolti saranno:
- l’Agente di commercio che emette la fattura elettronica;
- la piattaforma informatica dell’Agenzia delle Entrate (SDI), che ha il compito di ricevere i file e di indirizzarli ai rispettivi destinatari;
- i clienti (le case mandanti) che riceveranno i file delle fatture.
Per rendere possibile questo processo, occorrerà che l’Agente sia dotato di una casella PEC o di un indirizzo digitale (“codice destinatario”), fornito dall’Agenzia delle Entrate o da un intermediario delegato (CAAF o commercialista), al fine di poter inviare le fatture ai clienti e ricevere le fatture dai propri fornitori. Proprio per questo, l’Agente dovrà comunicare tali informazioni ai propri fornitori.
Tra gli obblighi da ricordare, c’è anche la conservazione digitale dei documenti che l’Agente potrà delegare all’Agenzia delle Entrate o a terzi.
In tutto ciò, un ruolo importante verrà giocato dagli intermediari (CAAF, commercialisti, ecc.) che renderanno possibile un puntuale controllo di tutto il flusso dei dati informatici. Essi si faranno carico di convogliare ed elaborare correttamente i file nella contabilità dell’Agente, oltre a supportare lo stesso Agente nell’ambito degli aspetti tecnici e operativi riguardanti questa nuova procedura.
L’emissione della fattura dovrà quindi essere fatta con un software che consenta la generazione del file formato XML contente tutti i dati fiscali richiesti dalla norma IVA; tale software potrà essere acquistato sul mercato o fornito dal consulente dell’Agente, oppure l’Agente medesimo potrà operare tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate, facendosi carico però di gestire gli invii e la ricezione dei file al posto del consulente incaricato di tenere la contabilità.
Altro aspetto importante è che ci sarà un controllo preventivo, di natura formale, da parte della piattaforma informatica dell’Agenzia delle Entrate (SDI), che consisterà nel verificare, ad esempio, che la partita IVA inserita sia corretta ed esistente; viceversa, il file verrà scartato e la fattura non risulterà emessa e dovrà essere generato un nuovo file corretto. Questo, da una parte, impedirà che vengano emessi documenti errati ma, dall’altra, richiederà da parte dell’Agente maggior attenzione nella predisposizione della fattura.
Anche con riferimento al nuovo elemento che sarà presente nella fattura, ossia il “codice destinatario”, occorrerà prestare attenzione perchè un codice errato comporta anch’esso lo scarto del file da parte della piattaforma SDI.
Infine, giova ricordare che la fatturazione elettronica coinvolgerà anche la gestione dei carburanti. Infatti, per poter recuperare l’IVA sui rifornimenti, sarà necessario proprio avere la fattura elettronica.
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